说到决定会议活动成功与否的原因，说法不一，但是研究其根本原因，是离不开两个关键人物——办会的需求者以及完成会议的接待洽谈人。这两个关键人物紧紧相连，同时又互相依赖于帮衬。因为需求者说的明白，接洽者安排合理。双方缺一不可。

  主办方叫做买方。买方必须把会议需求说的明白，当然这个说的明白有以下内容要讲明：活动时间、活动人数、活动细节、活动标准、活动目的、活动参加者的年龄时段、活动者身份、活动期望的结果等。具体要求包括：

1、如举办大型会议活动要提前做好预案，确定参会的人数，不可以有太多的不确定性。   2、了解酒店报价，不能由于价格因素，制约了前期友好洽谈，更不能由于双方报价差距太多，而导致纠缠在价格上，发生前期的不愉快。

3、双方必须要有书面确认合同，合同对双方都是一种保护。

4、主办方将不可控因素控制在有效范围内（双方签约的保证数）。

5、详细具体地将会议活动流程告知洽谈人。

  会议洽谈人又叫做卖方，多数是酒店的销售人员。卖方要对买方的话听的明白，问的仔细。切忌不能用自己武断的猜测来填补卖方没有说明的要求，有以下的具体要求。

1、要仔细了解活动规模、人数、活动内容。

2、报价要一步到位，不要报价给买方太多想象空间。

3、用房、场地的控制要在对方合理使用范围。

4、合同签订有时间节点，做到有效签约。

5、商谈活动接待细节，要问明每个时间活动内容，保证无疏漏。

  会议的合作是双方共赢的，所以不管是买家还是卖家一但签下合同确定后就是一个连体了，所以就要相互理解相互帮衬地完成合作。双方要本着努力达到顺利完美为最终目的。