说到决定会议活动成功与否的原因,说法不一,但是研究其根本原因,是离不开两个关键人物——办会的需求者以及完成会议的接待洽谈人。这两个关键人物紧紧相连,同时又互相依赖于帮衬。因为需求者说的明白,接洽者安排合理。双方缺一不可。

  主办方叫做买方。买方必须把会议需求说的明白,当然这个说的明白有以下内容要讲明:活动时间、活动人数、活动细节、活动标准、活动目的、活动参加者的年龄时段、活动者身份、活动期望的结果等。具体要求包括:

1、如举办大型会议活动要提前做好预案,确定参会的人数,不可以有太多的不确定性。  

 2、了解酒店报价,不能由于价格因素,制约了前期友好洽谈,更不能由于双方报价差距太多,而导致纠缠在价格上,发生前期的不愉快。

3、双方必须要有书面确认合同,合同对双方都是一种保护。

4、主办方将不可控因素控制在有效范围内(双方签约的保证数)。

5、详细具体地将会议活动流程告知洽谈人。

6、认真仔细听从会议洽谈人的意见与建议(因为会议洽谈人最了解自己酒店的接待能力)。

7、会议行程如在会议期间有变化,要第一时间找到会议洽谈人,双方要做到有效沟通。

8、对于酒店接待中出现的不足要及时提出,切忌当时不说,事后追究。

会议洽谈人又叫做卖方,多数是酒店的销售人员。卖方要对买方的话听的明白,问的仔细。切忌不能用自己武断的猜测来填补卖方没有说明的要求,有以下的具体要求。


1、要仔细了解活动规模、人数、活动内容。

2、报价要一步到位,不要报价给买方太多想象空间。

3、用房、场地的控制要在对方合理使用范围。

4、合同签订有时间节点,做到有效签约。

5、商谈活动接待细节,要问明每个时间活动内容,保证无疏漏。

6、要正确化解双方不同意见,要有说服对方接受的理由。

7、对活动前要有检查,防止操作部门的疏忽遗忘。

会议的合作是双方的,所以不管买家还是卖家一但合同确定后就是个连体,因此要相互理解相互帮衬地完成合作。双方要本着努力达到顺利完美为最终目的。前期洽谈中会因为价格讨价还价,会因为双方的利益博弈,会有不愉快的经过,这时大家要摒弃前嫌,做好一切细节的斟酌,细节重要性在办会期间就尤为重要。买方详细地概述在店活动的时间节点,活动内容,细到每一个环节。

总之,会议的成败关键是买卖双方相互合作与配合的结果,是双方服务与体验者的最终目的。只有双方共同努力,共同配合才能做到:轻松会议,完美体验。



广州会议场地:决定会议活动成败是什么原因

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